校属各部门、各单位：
根据国家档案法、高校档案管理办法、学校档案工作有关规定，2022年档案归档移交工作已经开始,请各部门和单位将2021年产生的档案材料等规范整理，及时移交学校档案馆。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）职能部门日常档案
1.2021年1月1日至2021年12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、防疫卫生等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档，归档范围参照《河南工程学院归档单位文件材料收集归档范围及保管期限表（暂行）》（详见校办主页）。
2.归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本（扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等）。
3.各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等。
（二）教学单位日常档案(学生入学登记表以后均不收)
1.2021届毕业生的成绩单（含封面、目录、盖过各级公章的成绩单、电子扫描件、Excel目录）；
2.2021届毕业生的学籍卡（奖惩、学籍异动、毕业时间及毕业证编号、辅导员签章等务必填写完整）；
3.2021届毕业生的毕业证/学位证发放签字表；
4.2021届毕业班级/学院合影；
5.2019、2020届学生就业系统档案转递去向汇总表；
6.院属省级以上教师、学生获奖证书、奖杯奖牌照片/扫描件，学院获奖移交原件；
7.联合办学、实习实训基地、产学研等各类协议合同原件及扫描件；
8.省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料（含对应电子文本）。
（三）新冠肺炎疫情档案
各部门和单位在疫情防控中产生的有历史价值的档案材料，包括重要文件、图片、实物等。
二、档案移交
（一）归档验收
1.规范整理材料。移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档标准进行验收：统一牛皮纸封面封底，标准目录，标注页码（从目录结束后有字页右上角开始铅笔标），封底备考表标注归档责任人，移交的各种材料请附上电子文档。
2.材料扫描要求。为保障档案信息安全，扫描过程务必在各部门档案室进行，数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行，请切勿用相机、手机等拍照。扫描分辨率应不小于200dpi；如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEG或PDF。扫描后的图像要求端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。纸质档案存有各种电子文本的，不必数字化扫描。
3.严格移交手续。归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单，双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交。
（二）时间要求
学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门，请于4月底前移交上一年度的归档材料。
科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档；学生就业系统档案转递去向汇总表在毕业生两年择业期满后及时处置完善并打印存档；其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
（三）纪律要求
逾期不能移交，请交付档案遗失清单，并加盖部门公章。学校对不能按时移交档案或在档案管理中出现违规现象的部门，严格按照有关规定处理。
三、联系方式
在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，我们将努力帮助您解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。
联系人：金锐；
电 话：62509009;
Q Q 群：469599953；
移交地点：西区图书馆五楼东档案馆。
校长办公室
2022年3月23日
