校属各部门、各单位：
根据国家档案法、高校档案管理办法、学校档案工作有关规定，2024年档案移交工作已经启动，请各部门和单位将2023年产生的档案材料规范整理，及时移交学校档案馆。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）职能部门日常档案
1.2023年1月1日至2023年12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、防疫卫生等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档，归档范围参照《河南工程学院归档单位文件材料收集归档范围及保管期限表》（详见校办主页）。
2.归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本（扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等）。
3.各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等。
（二）教学单位日常档案
1.2023届毕业生的成绩单（含封面、目录、盖过各级公章的成绩单、电子扫描件、Excel目录）；
2.2023届毕业生的学籍卡（大学期间奖惩情况、学籍异动情况、毕业证书编号、辅导员等填写完整）；
3.2023届毕业生的毕业证/学位证发放签字表；
4.2023届毕业班级/学院合影；
5.2023届各学院毕业生就业系统信息汇总表由学校就业办集中统一移交；
6.院属省级以上教师、学生获奖证书、奖杯奖牌照片/扫描件，学院获奖移交原件；
7.联合办学、实习实训基地、产学研等各类协议合同原件及扫描件；
8.省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料（含对应电子文本）。
二、档案移交
（一）归档验收
1.规范整理材料。移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档标准进行验收：统一牛皮纸封面封底，标准目录，标注页码（从目录结束后有字页右上角开始铅笔标），封底备考表标注归档责任人，移交的各种材料请附上电子文档。
2.材料扫描要求。为保障档案信息安全，扫描过程务必在各部门档案室进行，数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行，请切勿用相机、手机等拍照。扫描分辨率应不小于200dpi；如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEG或PDF。扫描后的图像要求端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。纸质档案存有各种电子文本的，不必数字化扫描。
3.严格移交手续。归档部门移交档案材料时请出具一式二份档案移交清单，双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交，各类电子版请务必发送至办公邮箱：gcxydag@haue.edu.cn。
（二）时间要求
学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门，请于5月底前移交上一年度的归档材料。
科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
（三）其它要求
请各部门严格按照上述要求移交报送，对于逾期未移交部门，将在全校范围内进行通报。
三、联系方式
在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案室联系，我们将努力帮助您解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。
联系人：金老师；
电 话：62509009;
移交地点：西区图书馆五楼东档案馆。
校长办公室
